Antworten auf alle wichtigen Fragen zu CleanOrbit.

CleanOrbit ist ein digitales Ökosystem für Reinigungsunternehmen. Im Mittelpunkt steht eine speziell für die Branche entwickelte ERP-Software. Ergänzt wird sie durch weitere Leistungen wie einen integrierten Online-Shop, das Digitale Starterpaket mit Landingpage und E-Mail sowie CleanOrbit Assist zur Unterstützung bei Verwaltungsaufgaben.

CleanOrbit richtet sich an Selbstständige sowie kleine und wachsende Reinigungsunternehmen, die ihre Verwaltungsabläufe digital organisieren möchten.

CleanOrbit wurde für Gebäudereinigung, Unterhaltsreinigung, Glasreinigung, Fensterreinigung, Hausmeisterservices und ähnliche Dienstleistungsunternehmen entwickelt.

CleanOrbit reduziert den Verwaltungsaufwand, vermeidet doppelte Dateneingaben und verbindet alle wichtigen Unternehmensbereiche in einem System.

CleanOrbit entstand gemeinsam mit einer Reinigungsfirma aus der Praxis. Ziel war eine Software, die die täglichen Arbeitsabläufe der Branche möglichst einfach digital abbildet.

CleanOrbit wurde speziell für Reinigungsunternehmen entwickelt. Viele Funktionen sind direkt auf die Anforderungen der Branche abgestimmt und gehen über den Umfang klassischer Bürosoftware hinaus.

CleanOrbit unterstützt unter anderem Angebote, Objektverwaltung, Kundenverwaltung, Rechnungen, E-Rechnungen, Zeiterfassung, DATEV, SEPA, Materialverwaltung, Dokumente und weitere Verwaltungsaufgaben.

CleanOrbit bündelt möglichst viele Verwaltungsprozesse in einer zentralen Software. Dadurch entfällt der Wechsel zwischen verschiedenen Programmen.

CleanOrbit wird direkt im Browser genutzt. Eine Installation auf dem Computer ist nicht erforderlich.

CleanOrbit kann über aktuelle Browser auch auf Smartphones und Tablets genutzt werden.

Für die Nutzung wird lediglich ein aktueller Webbrowser benötigt.

CleanOrbit wurde mit Fokus auf einfache Bedienung und übersichtliche Arbeitsabläufe entwickelt.

Nach der Registrierung können Sie Ihr Unternehmen einrichten und direkt mit CleanOrbit arbeiten.

CleanOrbit kann kostenlos getestet werden.

Angebote werden direkt in CleanOrbit erstellt und können anschließend als PDF gespeichert oder per E-Mail versendet werden.

Die integrierte KI unterstützt bei der Erstellung professioneller Angebotstexte und spart Zeit bei wiederkehrenden Formulierungen.

Bestehende Angebote können kopiert und als Grundlage für neue Angebote verwendet werden.

Angebote können jederzeit als PDF erstellt und heruntergeladen werden.

Angebote können direkt aus CleanOrbit per E-Mail versendet werden.

Angebote können jederzeit angepasst, ergänzt oder aktualisiert werden.

Änderungen an Angeboten werden versioniert. Frühere Versionen bleiben nachvollziehbar und können jederzeit eingesehen werden.

Leistungen können individuell beschrieben und an den jeweiligen Kunden angepasst werden.

Positionen können flexibel ergänzt, bearbeitet und sortiert werden.

Nach der Beauftragung können Angebote direkt in den weiteren Arbeitsablauf übernommen werden.

Angebote bleiben dauerhaft gespeichert und können jederzeit wieder aufgerufen werden.

Angebote lassen sich über Such- und Filterfunktionen schnell finden.

Angebote und Rechnungen können auf Wunsch automatisch über LetterXpress als Brief versendet werden. Drucken, Kuvertieren und Frankieren entfallen vollständig.

Rechnungen werden mit wenigen Klicks direkt in CleanOrbit erstellt. Projekte, Materialien und individuelle Positionen können einfach übernommen oder ergänzt werden. Dadurch lassen sich Rechnungen innerhalb weniger Sekunden erstellen.

Angebote können mit einem Klick in eine Rechnung übernommen werden. Bereits erfasste Leistungen bleiben erhalten und müssen nicht erneut eingegeben werden.

Rechnungen können jederzeit als PDF erstellt und heruntergeladen werden.

Rechnungen können direkt aus CleanOrbit per E-Mail an Ihre Kunden versendet werden.

Wiederkehrende Rechnungen können automatisch über Rechnungsläufe erstellt werden. Dadurch sparen Sie Zeit und vergessen keine regelmäßigen Rechnungen mehr. Auf Wunsch erstellt CleanOrbit auch hunderte wiederkehrende Rechnungen automatisch mit nur einem Klick.

Rechnungen können bearbeitet werden, solange sie noch nicht abgeschlossen oder versendet wurden.

Stornorechnungen können direkt erstellt werden. Die ursprüngliche Rechnung bleibt dabei nachvollziehbar.

Gutschriften können direkt in CleanOrbit erstellt werden.

Teilrechnungen können für laufende Projekte erstellt werden.

Nach Abschluss eines Projekts kann eine Schlussrechnung erstellt werden.

Eine übersichtliche Offene-Posten-Liste zeigt jederzeit, welche Rechnungen offen, bezahlt oder überfällig sind.

Rechnungen lassen sich über die integrierte Such- und Filterfunktion schnell finden.

Alle Rechnungen bleiben dauerhaft gespeichert und können jederzeit wieder aufgerufen werden.

Offene Rechnungen mit einem gültigen SEPA-Lastschriftmandat können als SEPA-Datei exportiert werden. Die Datei kann anschließend beispielsweise in StarMoney oder einer anderen Banking-Software eingelesen werden.

CleanOrbit erstellt automatisch eine SEPA-Mandatsvorlage. Nach der Unterschrift Ihres Kunden kann das Mandat hochgeladen und direkt verwendet werden.

Bereits vorhandene SEPA-Mandate können einfach hochgeladen und dem jeweiligen Kunden zugeordnet werden.

CleanOrbit vergibt Rechnungsnummern automatisch und fortlaufend. Dadurch entstehen keine doppelten oder fehlenden Rechnungsnummern.

Arbeitszeiten können einfach und digital erfasst werden. Mitarbeiter, Office- und Owner-Benutzer können Zeiten erfassen und jederzeit nachvollziehen.

Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten selbst erfassen. Dadurch entfällt die manuelle Übertragung von Stundenzetteln.

Die Zeiterfassung kann direkt über das Smartphone, Tablet oder den Browser genutzt werden.

Die digitale Zeiterfassung ersetzt klassische Stundenzettel und erleichtert die Verwaltung.

Arbeits- und Pausenzeiten können getrennt erfasst werden.

Arbeitsbeginn und Arbeitsende werden direkt bei der Zeiterfassung gespeichert.

Zu jeder Zeiterfassung können Notizen hinterlegt werden. Dadurch lassen sich beispielsweise der Projektname, Besonderheiten oder erledigte Arbeiten dokumentieren.

Alle erfassten Arbeitszeiten bleiben gespeichert und können jederzeit ausgewertet werden.

Arbeitszeiten können nach Mitarbeitern gefiltert werden. Dadurch behalten Sie den Überblick über alle Zeiterfassungen.

Arbeitszeiten können für beliebige Zeiträume angezeigt und ausgewertet werden.

Erfasste Arbeitszeiten können bei Bedarf nachträglich angepasst werden. Änderungen sind – abhängig von den Berechtigungen – durch Mitarbeiter, Office- oder Owner-Benutzer möglich.

Arbeitszeiten können exportiert und für die weitere Verarbeitung genutzt werden.

Eine zentrale Übersicht zeigt alle erfassten Arbeitszeiten und erleichtert die Verwaltung Ihrer Mitarbeiter.

Der CleanOrbit Shop ist direkt in die ERP-Software integriert. Dadurch können Reinigungsmaterialien bestellt werden, ohne zwischen verschiedenen Systemen wechseln zu müssen.

Der Shop ist vollständig optional. Sie entscheiden selbst, ob Sie Ihre Materialien über CleanOrbit bestellen möchten.

Bestellungen können direkt aus CleanOrbit ausgelöst werden. Alle gekauften Produkte werden automatisch in Ihren persönlichen Materialstamm übernommen und stehen sofort für Angebote, Projekte und Rechnungen zur Verfügung. Dadurch entfällt die doppelte Dateneingabe.

Bestellungen können entweder an Ihre Firmenadresse oder direkt an die beim Kunden hinterlegte Lieferadresse gesendet werden. Dadurch entfällt die erneute Eingabe der Lieferadresse. Die Rechnung wird automatisch als Eingangsrechnung in CleanOrbit gespeichert und steht anschließend für die DATEV-Übergabe oder Ihren Steuerberater zur Verfügung.

Materialien können zentral verwaltet und jederzeit bearbeitet werden.

Der Materialstamm und der CleanOrbit Shop sind voneinander getrennt. Sie können jederzeit eigene Materialien anlegen und verwalten – unabhängig davon, ob diese über den Shop bestellt wurden.

Für jedes Material können individuelle Einkaufspreise hinterlegt und jederzeit angepasst werden.

Für jedes Material können individuelle Verkaufspreise hinterlegt werden.

Verkaufspreise können individuell pro Material, über einen prozentualen Aufschlag oder sogar kundenbezogen festgelegt werden. Dadurch lassen sich Preisvereinbarungen flexibel abbilden.

Materialien können direkt einem Projekt zugeordnet und anschließend beispielsweise in Angebote oder Rechnungen übernommen werden.

Materialien können mit wenigen Klicks direkt in Angebote übernommen werden.

Materialien können direkt in Rechnungen übernommen werden.

Materialien werden zentral verwaltet und können in Angeboten, Projekten und Rechnungen verwendet werden. Eine doppelte Pflege ist nicht erforderlich.

Über den CleanOrbit Shop bestellte Produkte werden automatisch in Ihren persönlichen Materialstamm übernommen. Eigene Materialien bleiben dabei unverändert.

Materialien können über die integrierte Such- und Filterfunktion schnell gefunden werden.

Materialien können in Kategorien organisiert werden.

Mit der automatischen Preisanpassung können Verkaufspreise für viele Materialien gleichzeitig aktualisiert werden. Dadurch lassen sich Preisänderungen mit wenigen Klicks übernehmen.

Eine zentrale Materialübersicht zeigt alle Materialien, Preise und weitere Informationen auf einen Blick.

Der Materialstamm kann vollständig unabhängig vom CleanOrbit Shop genutzt werden. Eigene Materialien lassen sich jederzeit anlegen und verwalten.

Nein. Funktionen wie automatische Preisanpassungen und zentrale Stammdaten erleichtern die Pflege großer Materialbestände erheblich.

Alle Daten werden ausschließlich auf Servern in Deutschland gespeichert.

CleanOrbit wurde unter Berücksichtigung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entwickelt. Personenbezogene Daten werden entsprechend den gesetzlichen Vorgaben verarbeitet.

Nur berechtigte Benutzer Ihres Unternehmens haben Zugriff auf Ihre Daten. Zusätzlich greifen CleanOrbit-Mitarbeiter nur dann auf Ihr System zu, wenn dies ausdrücklich gewünscht oder für den Support erforderlich ist.

Die Verbindung zu CleanOrbit erfolgt verschlüsselt. Dadurch werden Ihre Daten bei der Übertragung vor unbefugtem Zugriff geschützt.

Ihre Daten werden regelmäßig gesichert. Zusätzlich verfolgen wir ein mehrstufiges Backup-Konzept und sichern sowohl Ihre Datenbank als auch den gesamten Server. Im Ernstfall können Daten oder komplette Systeme schnell wiederhergestellt werden.

CleanOrbit setzt auf ein bewusst einfaches Berechtigungskonzept. Owner-Benutzer haben vollständigen Zugriff, Office-Benutzer können nahezu alle Verwaltungsaufgaben erledigen und Mitarbeiter erhalten ausschließlich Zugriff auf das Mitarbeiterportal, beispielsweise zur Zeiterfassung.

Ja. Die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) kann optional aktiviert werden. Nach der Aktivierung ist beim Login neben dem Passwort ein zusätzlicher Bestätigungsschritt erforderlich.

Je nach gewähltem Tarif können mehrere Benutzer angelegt und verwaltet werden.

Regelmäßige Backups und moderne Sicherheitsmaßnahmen sorgen dafür, dass Ihre Daten bestmöglich vor Verlust geschützt sind.

Dokumente werden zentral in CleanOrbit gespeichert und können jederzeit wieder aufgerufen werden.

Ihre Daten bleiben zunächst erhalten, sodass sie innerhalb der vereinbbarten Fristen exportiert oder übernommen werden können.

Je nach Datenbereich können Informationen exportiert und weiterverarbeitet werden.

Ein Leistungsverzeichnis beschreibt, welche Arbeiten in einem Projekt durchgeführt werden und in welchem Turnus. Es wird gemeinsam mit dem Kunden abgestimmt und dient als Grundlage für die Leistungserbringung sowie für Angebote, Preise und die spätere Abrechnung. Gleichzeitig kann es direkt im Objekt ausgehängt werden, damit Mitarbeiter jederzeit wissen, welche Arbeiten wann durchgeführt werden müssen.

Leistungsverzeichnisse können direkt in CleanOrbit erstellt werden. Für jedes Projekt lässt sich in wenigen Klicks ein individuelles Leistungsverzeichnis anlegen. Zusätzlich stehen Vorlagen zur Verfügung, um wiederkehrende Arbeiten schneller zu erfassen.

Leistungsverzeichnisse können jederzeit angepasst, erweitert oder aktualisiert werden.

Jedes Leistungsverzeichnis wird direkt einem Projekt zugeordnet und dort dauerhaft gespeichert.

Alle Positionen können jederzeit ergänzt, bearbeitet oder entfernt werden. Änderungen sind sofort im Leistungsverzeichnis verfügbar.

Für jede Tätigkeit können individuelle Reinigungsintervalle hinterlegt werden, beispielsweise täglich, wöchentlich, monatlich oder nach Bedarf.

Jede Tätigkeit kann individuell beschrieben und an die Anforderungen des jeweiligen Projekts angepasst werden.

CleanOrbit enthält Vorlagen für Leistungsverzeichnisse. Zusätzlich können eigene Vorlagen erstellt und für zukünftige Projekte wiederverwendet werden.

Leistungsverzeichnisse können schnell gefunden und jederzeit wieder geöffnet werden.

Leistungsverzeichnisse werden zentral beim jeweiligen Kunden gespeichert und dem entsprechenden Projekt zugeordnet.

CleanOrbit stellt Vorlagen für Impressum, Datenschutzerklärung und Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) bereit. Zusätzlich stehen Vorlagen für Reinigungsverträge, Preiserhöhungsschreiben und weitere Dokumente zur Verfügung. Eigene Vertragsvorlagen und Dokumente können ebenfalls hinterlegt werden.

Impressum, Datenschutzerklärung und AGB werden automatisch über die Anbindung an eRecht24 erstellt. Sie müssen lediglich Ihre Unternehmensdaten hinterlegen.

Vertragsvorlagen, Reinigungsverträge und weitere Dokumente können jederzeit angepasst oder durch eigene Vorlagen ersetzt werden.

Für Verträge, Anschreiben und weitere Dokumente können eigene Vorlagen verwendet werden. Impressum, Datenschutzerklärung und AGB werden dagegen über eRecht24 bereitgestellt.

Impressum und Datenschutzerklärung werden automatisch auf Ihrer Landingpage eingebunden.

Das Impressum wird automatisch aus Ihren Unternehmensdaten erstellt. Änderungen an Ihren Stammdaten werden automatisch übernommen.

Die Datenschutzerklärung wird automatisch über die Anbindung an eRecht24 erstellt und auf Ihrer Landingpage eingebunden.

Sobald eRecht24 aktualisierte Vorlagen bereitstellt, stehen diese auch in CleanOrbit zur Verfügung. Sie entscheiden selbst, ob und wann Sie die neue Version übernehmen möchten.

Alle Rechtstexte werden automatisch für Desktop, Tablet und Smartphone optimiert dargestellt.

Eigene Verträge, Formulare und Dokumente können jederzeit in CleanOrbit hinterlegt und verwaltet werden.

Alle Kundendaten werden zentral in CleanOrbit gespeichert und können jederzeit bearbeitet werden.

Zu jedem Kunden können beliebig viele Ansprechpartner mit den jeweiligen Kontaktdaten hinterlegt werden.

Neben der Hauptadresse können weitere Adressen, beispielsweise für Rechnungen oder verschiedene Standorte, gespeichert werden.

Kundennummern werden automatisch vergeben.

Dokumente wie Verträge, Rechnungen oder sonstige Unterlagen können zentral beim Kunden gespeichert werden.

Kunden können über die Such- und Filterfunktion schnell gefunden werden.

Nicht mehr aktive Kunden bleiben gespeichert und können jederzeit wieder aufgerufen werden.

Eine zentrale Kundenübersicht zeigt alle wichtigen Informationen auf einen Blick – von Kontaktdaten über Projekte bis hin zu Dokumenten und Rechnungen.

CleanOrbit automatisiert viele wiederkehrende Verwaltungsaufgaben, damit Sie weniger Zeit im Büro verbringen und sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Mit Rechnungsläufen erstellt CleanOrbit automatisch wiederkehrende Rechnungen. Das spart Zeit und verhindert, dass regelmäßige Rechnungen vergessen werden.

Rechnungsnummern werden automatisch und fortlaufend vergeben. Dadurch entstehen keine doppelten oder fehlenden Rechnungsnummern.

Verkaufs- und Projektpreise können mit wenigen Klicks für viele Datensätze gleichzeitig angepasst werden.

E-Rechnungen werden direkt bei der Rechnungserstellung erzeugt. Zusätzliche Arbeitsschritte sind nicht erforderlich.

Die benötigten Daten für den DATEV-Export werden automatisch aufbereitet und können anschließend an den Steuerberater übergeben werden.

Impressum, Datenschutzerklärung und AGB werden automatisch anhand Ihrer Unternehmensdaten erstellt und über eRecht24 bereitgestellt.

Aktualisierte Vorlagen stehen automatisch zur Verfügung. Sie entscheiden selbst, wann Sie diese übernehmen möchten.

Mit dem Einrichtungsassistenten wird Ihre Landingpage in wenigen Minuten erstellt. Inhalte wie Unternehmensdaten, Leistungen und Kontaktdaten werden automatisch übernommen.

Ein geführter Assistent unterstützt Sie bei der Einrichtung vieler Bereiche. Dadurch können Sie ohne technisches Vorwissen starten.

Automatisierungen und Einstellungen können jederzeit an Ihre Arbeitsweise angepasst werden.