RATGEBER · STAND AUGUST 2026

E-Rechnung-Pflicht für Reinigungsunternehmen: Was gilt?

Kurz gesagt: Empfangen müssen Betriebe seit 2025 grundsätzlich können. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen – und nach deren Ablauf die Pflicht für betroffene Umsätze, soweit keine Ausnahme greift.

Empfang seit 2025 Übergangsfristen bis 2026/2027 Keine Rechtsberatung

KURZÜBERSICHT

Was gilt 2026 für Reinigungsunternehmen?

Für viele Reinigungsfirmen ist 2026 vor allem eine Übergangsphase: Empfang ist bereits Pflicht, die Ausstellung kann unter den Übergangsregeln noch über sonstige Rechnungen laufen – abhängig vom Einzelfall und Umsatz.

EMPFANG

Seit wann müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können?

✓Seit dem 01.01.2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können.

✓Für den Empfang genügt grundsätzlich ein E-Mail-Postfach.

✓Das gilt auch für Betriebe, die selbst noch unter Übergangsregeln ausstellen.

AUSSTELLUNG

Ab wann müssen Reinigungsfirmen E-Rechnungen ausstellen?

Für die Ausstellung gibt es Übergangsregelungen. Nach Auslaufen der jeweiligen Übergangsregelungen gilt die Pflicht für betroffene Umsätze zwischen inländischen Unternehmen, soweit keine Ausnahme greift.

2025

Empfangspflicht

Empfang grundsätzlich erforderlich. Ausstellung kann unter Übergangsregeln noch über sonstige Rechnungen erfolgen.

2026

Übergang für alle

Bis 31.12.2026 können Rechnungsaussteller grundsätzlich weiterhin von den Übergangsregelungen Gebrauch machen.

2027

Verlängerung möglich

Bei Vorjahresumsatz des Ausstellers bis 800.000 EUR verlängert sich die Übergangsregelung grundsätzlich bis zum Ablauf des Jahres 2027.

Danach

Betroffene Umsätze

Nach Ende der einschlägigen Fristen: E-Rechnung bei betroffenen B2B-Umsätzen, soweit keine gesetzliche Ausnahme greift.

DEFINITION

Was ist überhaupt eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung liegt in einem strukturierten elektronischen Format vor, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Strukturiertes Format

Maschinenlesbare Daten, die weiterverarbeitet werden können.

Kein bloßes PDF

Ein einfaches PDF ist seit 01.01.2025 allein keine E-Rechnung im neuen Sinn, sondern eine sonstige Rechnung.

Praxisrelevanz

Für Reinigungsunternehmen bedeutet das: Empfangswege und Ausstellungsprozesse rechtzeitig prüfen.

AUSNAHMEN

Welche Ausnahmen gibt es?

Nicht jeder Umsatz fällt unter dieselbe Regel. Laut BMF bestehen unter anderem besondere Fälle und Ausnahmen.

✓Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR Bruttobetrag

✓Fahrausweise

✓bestimmte steuerfreie Umsätze

✓Leistungen von Kleinunternehmern (bezüglich Ausstellungspflicht)

KLEINUNTERNEHMER

Was gilt für Kleinunternehmer?

✓Von der Ausstellung einer E-Rechnung nach den aktuellen Regeln ausgenommen.

✓Müssen dennoch E-Rechnungen empfangen können.

B2B UND B2G

B2B und B2G – wo liegt der Unterschied?

Dieser Ratgeber bezieht sich vor allem auf Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Für öffentliche Auftraggeber (B2G) können zusätzliche oder andere E-Rechnungsvorgaben gelten – ohne dass hier eine Einzelfallberatung erfolgt.

PRAXIS

Was bedeutet die Umstellung praktisch für eine Reinigungsfirma?

Empfang

Sicherstellen, dass E-Rechnungen (z. B. per E-Mail) entgegengenommen werden können.

Prozesse

Prüfen, wie Angebote und Rechnungen heute erstellt und archiviert werden.

Stammdaten

Kunden- und Unternehmensdaten sauber pflegen.

Aufbewahrung

E-Rechnungen revisions- und aufbewahrungsgerecht behandeln; Details mit der Steuerberatung klären.

Software

Rechtzeitig vorbereiten, bevor die jeweilige Übergangsfrist endet.

Beratung

Individuelle Fragen mit Steuerberatung oder qualifizierter Beratungsstelle klären.

FORMAT

ZUGFeRD als E-Rechnungsformat

ZUGFeRD verbindet ein PDF mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten. Ob ein konkretes Profil und ein konkreter Beleg alle Anforderungen erfüllen, hängt vom Einzelfall ab – pauschale Garantien gibt es hier nicht.

CleanOrbit unterstützt die Erstellung von ZUGFeRD E-Rechnungen aus dem normalen Rechnungsprozess.

CLEANORBIT

Wie CleanOrbit den Rechnungsprozess unterstützt

CleanOrbit hilft, Rechnungen und ZUGFeRD E-Rechnungen im laufenden Büroprozess zu erstellen – ohne denselben Beleg mehrfach zu erfassen.

Zur Produktseite: ZUGFeRD E-Rechnung in CleanOrbit

HÄUFIGE FRAGEN

Fragen zur E-Rechnung-Pflicht.

Müssen Reinigungsunternehmen seit 2025 E-Rechnungen empfangen können?

Seit dem 01.01.2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für den Empfang genügt grundsätzlich ein E-Mail-Postfach.

Ist ein einfaches PDF seit 2025 noch eine E-Rechnung?

Nein. Seit dem 01.01.2025 ist ein einfaches PDF allein keine E-Rechnung im neuen umsatzsteuerlichen Sinn. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen.

Bis wann gelten Übergangsregelungen für die Ausstellung?

Vom 01.01.2025 bis 31.12.2026 können Rechnungsaussteller grundsätzlich noch sonstige Rechnungen nutzen. Bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 EUR verlängert sich dies grundsätzlich bis zum Ablauf des Jahres 2027.

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Kleinunternehmer sind von der Ausstellungspflicht nach den aktuellen Regeln ausgenommen, müssen aber E-Rechnungen empfangen können.

Gibt es Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht?

Ja. Ausnahmen bestehen unter anderem für Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR Bruttobetrag, bestimmte steuerfreie Umsätze, Fahrausweise und Leistungen von Kleinunternehmern.

Unterscheidet sich B2B von B2G?

Ja. Die hier beschriebenen Regeln betreffen vor allem Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Für öffentliche Auftraggeber (B2G) können gesonderte Vorgaben gelten.

Welches E-Rechnungsformat unterstützt CleanOrbit?

CleanOrbit unterstützt ZUGFeRD E-Rechnungen direkt aus dem normalen Rechnungsprozess.

Muss ab 2028 ausnahmslos jeder eine E-Rechnung schreiben?

Nein. Nach Auslaufen der jeweiligen Übergangsregelungen gilt die Pflicht für betroffene Umsätze, soweit keine gesetzliche Ausnahme greift.

QUELLEN

Quellen und Stand

Stand: August 2026

Hinweis: Die Informationen dienen der allgemeinen Orientierung und stellen keine Steuer- oder Rechtsberatung dar. Bei Fragen zum konkreten Einzelfall sollten Sie sich an Ihre Steuerberatung oder eine entsprechend qualifizierte Beratungsstelle wenden.

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