Eingangsbelege erfassen, Daten erkennen und für DATEV vorbereiten.

Sie können PDF-Dateien, XML-Dateien sowie Bilddateien wie JPG, JPEG, PNG, GIF, WEBP, BMP, HEIC und HEIF hochladen. Die Originaldatei wird in CleanOrbit gespeichert. Nicht jede Datei liefert automatisch vollständige Rechnungsdaten.

Ja, beim Eingang. CleanOrbit liest strukturierte Rechnungsdaten aus XRechnung-XML im CII- oder UBL-Format. Bei PDF-Dateien mit eingebetteten E-Rechnungsdaten, etwa ZUGFeRD, werden verfügbare Angaben ebenfalls ausgelesen. Das betrifft den Import von Eingangsrechnungen. Ausgangs-E-Rechnungen beschreibt CleanOrbit gesondert als ZUGFeRD.

Bei PDF-Dateien prüft CleanOrbit zuerst, ob strukturierte E-Rechnungsdaten eingebettet sind. Fehlen diese, liest CleanOrbit vorhandenen PDF-Text aus. Ist kein verwertbarer Text vorhanden, etwa bei einem Scan, kann OCR folgen. Nicht jede PDF-Rechnung wird vollständig erkannt.

Fotografierte oder gescannte Belege können per OCR ausgewertet werden. Erkannte Angaben werden in die Belegmaske vorausgefüllt. Sie prüfen die Werte und ergänzen fehlende Pflichtfelder. OCR ersetzt keine Kontrolle.

Wenn die Erkennung Werte liefert, können Belegdatum, Lieferant, Rechnungs- oder Belegnummer, Bruttobetrag und Steuerangaben – einschließlich mehrerer Steuersätze – vorausgefüllt werden. Kategorie und Zahlungsart werden nicht automatisch erkannt.

Ja. Erkannte Angaben werden in die Belegmaske übernommen und können vor dem Speichern geprüft, geändert oder ergänzt werden. Pflichtfelder müssen vollständig sein, damit der Beleg für den DATEV-Export gespeichert wird.

Kategorie und Zahlungsart wählen Sie aus den hinterlegten Unternehmens-Einstellungen. Den Kategorien sind DATEV-Sachkonten zugeordnet, den Zahlungsarten Gegenkonten. Steuerangaben können erkannt und vorausgefüllt werden, müssen aber geprüft werden. Vorsteuer- und BU-Schlüssel hinterlegen Sie in den DATEV-Einstellungen.

Ja. Mehrere Steuersätze können erkannt oder manuell erfasst werden. Für den DATEV-Export müssen die Steuerzeilen zum Bruttobetrag passen.

CleanOrbit verbindet den Beleg mit den hinterlegten Buchungsinformationen und bereitet die Daten für den DATEV-Export vor. Der Export kann heruntergeladen werden. Eine direkte Übertragung an DATEV erfolgt nicht. Die weitere Verarbeitung findet außerhalb von CleanOrbit statt.

Ja. Papierbelege können Sie im Browser fotografieren oder als Bilddatei hochladen. Eine separate Scanner-App ist nicht erforderlich.